سانترال یا مرکز تلفن، سیستمی است که در یک مجموعه سازمانی امکان برقراری ارتباط بین بخش‌های مختلف آن با یکدیگر و با فضای بیرون را فراهم می‌سازد. تلفن سانترال به آن دسته از تلفن‌ها گفته می‌شود که بر خلاف تلفن‌های معمولی این امکان را دارند که به صورت همزمان چندین خط را باهم کنترل کنند. عمده استفاده از تلفن سانترال در سازمان‌ها ادارات فروشگاه‌ها و مراکز دولتی است. زیرا معمولا در این مکان‌ها چندین خط تلفن داخلی و ثابت مورد استفاده قرار می‌گیرد و تلفن سانترال این امکان را می‌دهد با یک تلفن قادر باشد به همه این خط‌ها پاسخ بدهد. تلفن سانترال به شما این امکان را می‌دهد تا یک سیستم مناسب برای کنترل خطوط تلفن کاری خود ایجاد کنید. تلفن سانترال علاوه بر ایجاد ارتباط بین بخش‌های مختلف یک شرکت یا اداره، در مدیریت ارتباط با مشتریان نیز بسیار کاربردی است. در ادامه با وبلاگ پشتیبان شبکه همراه باشید تا شما را با سیستم تلفن سانترال و مزایای آن آشنا کنیم.
مقایسه سانترال با تلفن سنتی: چرا به تلفن سانترال نیاز داریم؟
در گذشته برای برقراری ارتباط در یک شرکت یا سازمان از چندین خط ارتباطی شهری استفاده می‌شد. استفاده از خطوط شهری متعدد برای هر کدام از کارکنان، علاوه بر افزایش بی‌رویه هزینه راه‌اندازی، سبب شلوغی بیش از حد فضا و بی نظمی نیز می‌شد. همچنین در صورت نیاز به برقراری ارتباط داخلی، مجموعه هزینه برای برقراری این ارتباط نیز محتمل می‌شد. ضمن اینکه در روش سنتی امکان نظارت و مدیریت تک‌تک خطوط نیز وجود نداشت. اما سیستم تلفن سانترال برای حل این مشکل معرفی و به بازار عرضه شد تا تمام این محدودیت‌ها را به صورت یکجا برطرف سازد. در ادامه به بررسی مزایای سیستم تلفن سانترال می‌پردازیم.
تلفن سانترال چه مزایایی دارد؟
همانطور که اشاره شد تلفن سانترال را میتوان از پرکاربرد‌ترین سیستم‌های ارتباطی به ویژه برای سازمان‌ها ادارات و فروشگاه‌ها به شمار آورد. مزایای تلفن سانترال بسیار گسترده است و در ادامه قصد داریم به بررسی مزایای این سیستم بپردازیم.
1. ایجاد سیستم ارتباطی داخلی رایگان
همانطور که اشاره شد سیستم سانترال مانند یک مرکز مخابراتی عمل می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد که تعدادی خط تلفن را در یک سیستم تلفن یکپارچه جمع آوری کنید. اما تلفن سانترال می‌تواند با ایجاد خطوط داخلی گوناگون، امکان برقراری ارتباط میان بخش‌های مختلف یک شرکت را نیز فراهم سازد. همچنین سانترال در مدیریت خطوط تلفن شهری در شرکت‌ها نیز کاربرد دارد. برای مثال با استفاده از سانترال میتوان از چند خط تلفن برای کارمندان استفاده کرد و کاربران را به خط‌های تلفن آزاد متصل کرد تا از طریق آن تماس بگیرند. برای مثال در صورتی که برای شرکت خود 10 خط شهری تهیه کرده‌اید، در حالت عادی تنها می‌توانید 10 تلفن را به آن متصل کنید. اما با استفاده از سیستم سانترال قادر خواهید بود 30 خط داخلی را به 10 خط شهری متصل کنید.
2. امکان راه اندازی تلفن گویا
از دیگر مزایای سیستم تلفن سانترال میتوان به امکان ایجاد تلفن گویا اشاره کرد. سیستم تلفن گویا را در بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها مشاهده می‌کنیم. سیستم تلفن سانترال به شما این امکان را می‌دهد تا برای سهولت برقراری ارتباط با بخش‌های مختلف شرکت خود، یک سیستم منشی تلفنی یا تلفن گویا راه اندازی کنید. به این ترتیب شما می‌توانید کاربران را به صورت خودکار به بخش‌های مختلف محل کار خود متصل کنید. زمانی که یکی از از مشتریان با شما تماس برقرار می‌کند، سیستم تلفن گویا بخش‌های مختلف را برای او معرفی می‌کند؛ به این ترتیب مشتری قادر خواهد بود متناسب با درخواست خود به بخش مربوطه متصل شود. در این حالت برای هر کدام از بخش‌های داخلی یک کد داخلی در نظر گرفته می‌شود که کاربر می‌تواند با وارد کردن آن کد داخلی به بخش مورد نظر خود متصل شود.
از دیگر مزایای که تلفن سانترال در بحث با تلفن گویای ایجاد می‌کند، امکان ایجاد سیستم پیغام گیر است. به این صورت که در زمان‌هایی که تلفن‌های شما مشغول هستند یا در ساعات غیر کاری چه شخصی برای پاسخگویی به تلفن‌ها وجود ندارد، به کاربران این امکان را می‌دهد که پیغام‌های خود را ضبط کنند. در سیستم‌های سانترال جدید این امکان وجود دارد که پیغام‌های متفاوتی رابرای زمان‌های متفاوت روی تلفن گویا تنظیم کرد.
3. کاهش هزینه‌های ارتباطی
از مهمترین مزایای سیستم ارتباطی سانترال میتوان به کاهش هزینه‌های مخابرات اشاره کرد. تلفن سانترال امکان ایجاد سیستم ارتباطی داخلی را به صورت رایگان فراهم می‌سازد. همچنین سیستم ارتباطی سانترال با محدود کردن و کنترل کردن تماس‌ها از بخش‌های مختلف، در کاهش هزینه‌های ارتباطی موثر است. همچنین با استفاده از سیستم تلفن سانترال میتوان چندین خط داخلی را به یک تلفن متصل کرد و از هزینه‌های ناشی از راه اندازی خطوط تلفن متعدد جلوگیری کرد.
4. امکان نظارت بر سیستم ارتباطی شرکت
یکی دیگر از مزایای تلفن سانترال، امکان ضبط مکالمات است که در روند ارزیابی و بهبود پاسخگویی و خدمات به مشتریان بسیار موثر است. مدیر یک مجموعه می‌تواند تمامی مکالمات مشتریان با بخش‌های مختلف شرکت را ضبط کند و با بررسی آن مکالمات، روند ارائه خدمات و شیوه پاسخگویی و برخورد کارمندان با مشتریان را مورد ارزیابی قرار دهد. به این ترتیب بهبود روند پاسخگویی و ارائه خدمات به مشتریان امکان پذیر می‌شود.
5. مدیریت و کنترل بخش‌های مختلف
از دیگر مزایای سیستم تلفن سانترال میتوان به قابلیت مدیریت و ایجاد محدودیت بر بخش‌های مختلف این سیستم تلفنی اشاره کرد. در سیستم تلفنی سانترال شما می‌توانید مواردی مانند تماس با خارج از شرکت و یا تماس با خارج از شهر یا کشور را محدود کرده و به این ترتیب هزینه‌های خود در این زمینه را مدیریت کنید. همچنین می‌توانید برخی از خطوط را تنها به عنوان خطوط ورودی تنظیم نمایید تا فقط امکان دریافت تماس در آن خطوط وجود داشته باشد. شما می‌توانید این محدودیت‌ها را به طور خاص بر روی بخش‌های خاصی از شرکت اعمال کنید.
در خرید سیستم تلفن سانترال به چه نکاتی باید توجه کرد؟
از مهمترین سوالاتی که کاربران در هنگام خرید و راه اندازی تلفن سانترال می‌پرسند این است که در پیش از راه اندازی سیستم تلفن سانترال، چه نکاتی را باید در نظر گرفت. در ادامه قصد داریم نکات مهم در خرید تلفن سانترال را برای شما ذکر کنیم.
1. نیاز شرکت یا سازمان
اولین مسئله‌‌ای که در هنگام راه اندازی سیستم تلفن سانترال مورد توجه است، ظرفیت مورد نیاز سازمان یا شرکت شماست. لازم است پیش از اقدام برای خرید و راه اندازی سیستم تلفن سانترال، نیاز مجموعه خود را برآورد کرده و آمار دقیقی از تعداد خطوط داخلی و خطوط شهری مورد نیاز خود به دست آورید. ظرفیت تلفن سانترال مستقیما با قیمت و هزینه راه اندازی سیستم‌های آن در ارتباط است و بهتر است بهترین تناسب را میان قیمت و ظرفیت موردنیازتان برقرار کنید تا از هزینه‌های اضافی جلوگیری شود.
2. امکان مدیریت و توسعه سیستم تلفنی
نکاتی که باید در هنگام راه اندازی سیستم تلفن سانترال به آن توجه داشته باشید امکان مدیریت و توسعه سیستم تلفن سانترال است. باید امکان و میزان رشد و توسعه شرکت و نیاز آینده مجموعه را نیز در زمان راه اندازی سیستم تلفن سانترال در نظر داشته باشید. زیرا سیستم تلفن سانترال، تجهیزاتی گران قیمت دارد و بهتر است از ابتدا سیستم انتخاب و خریداری شود که بتواند پاسخگوی نیاز آینده شرکت نیز باشد. به این ترتیب، در آینده نیز متحمل هزینه‌های اضافی نخواهید شد.
3. قابلیت‌ها و امکانات سیستم تلفن سانترال
از نکات مهم در انتخاب و خرید سیستم سانترال، قابلیت‌ها و امکانات هر سیستم است. است توجه داشته باشید که سیستم‌های تلفن سانترال قابلیت‌های محدودی دارند و همه سیستم‌های سانترال امکان نصب و استفاده از همه فناوری‌ها و قابلیت‌های نوین را ندارند. پس در هنگام خرید سیستم تلفن سانترال، قابلیت‌ها و فناوری‌های مدنظرتان را مورد بررسی قرار دهید و سیستم سانترال را خریداری کنید که از آن قابلیت‌ها پشتیبانی می‌کند.
جمع بندی
در مقاله آشنایی با انواع تلفن سانترال از وبلاگ پشتیبان شبکه، انواع سیستم تلفن سانترال را بررسی کرده‌ایم. همچنین نکاتی درباره انواع تلفن سانترال از نظر ظرفیت در این مقاله ذکر شده است. پیشنهاد می‌کنیم برای کسب اطلاعات کامل درباره تلفن‌های سانترال، حتما این مقاله را نیز مطالعه کنید.
شرکت پشتیبان شبکه با در اختیار داشتن کادری مجرب از بهترین متخصصان زمینه ارتباطات و شبکه، خدمات نصب و راه‌اندازی سیستم تلفن سانترال را به شرکت‌ها، سازمان‌ها، ادارات، فروشگاه‌ها و سایر مراکزی که قصد ایجاد سیستم تلفنی مدرن را دارند، ارائه می‌دهد. اگر قصد راه‌اندازی سیستم تلفن سانترال را دارید، حتما بخش نصب و راه‌اندازی سیستم تلفنی (ویپ و سانترال) را مطالعه کنید و برای کسب مشاوره بیشتر، با کارشناسان شرکت پشتیبان شبکه تماس بگیرید.
