راه اندازی سیستم تلفنی توسط پشتیبان شبکه
هدف از راه اندازی سیستم تلفنی تسهیل کارها و سرعت بخشیدن به فرایندهاست. VoIP به معنای صدا از طریق (بستر) اینترنت بوده و مخفف عبارت Voice over Internet Protocol می باشد. تلفن گویا که با نام های دیگری مانند IVR یا منشی تلفنی اتوماتیک نیز شناخته شده است یک سیستم برنامه ریزی شده است که چندین پلن دارد. وقتی که یک تماس ورودی دریافت می کند، کاربر توسط صدای ضبط شده منشی راهنمایی می شود. این راهنمایی صوتی می تواند شامل مواردی چون هدایت کاربر به اپراتور یا یک اعلامیه باشد.
اهداف راه اندازی سیستم تلفنی
راه اندازی سیستم تلفنی اهداف گوناگونی دارد. سه مورد اصلی از اهداف راه اندازی سیستم تلفنی موارد زیر هستند:
- ارجاع کاربر به اپراتور داخلی مورد نظر: سازمان های خصوصی و دولتی، در طول روز تماس های بسیاری دریافت می کنند که هر مشترک با یک اپراتور یا بخش خاص از اداره یا شرکت کار دارد. پس می توان با راه اندازی یک تلفن گویا برای ارجاع کاربر به اپراتور داخلی مورد نظر، ضمن تسهیل کارها و صرفه جویی در زمان، مشترک را دقیقا به بخشی که لازم است وصل کنید. اینگونه کارمندان بازدهی بیشتری خواهند داشت و مشتریان نیز رضایت بیشتری نشان خواهند داد.
- ارائه یک اعلامیه: یکی از اهداف راه اندازی سیستم تلفنی ارائه یک اعلامیه به صورت صوت ضبط شده است. اگر نیاز به اعلام یک پیام باشد، مسلما اپراتورها نمی توانند تماس به تماس مراتب پیام را اعلام کنند. پس استفاده از سیستم تلفنی به منظور ارائه اعلامیه یک راه حل منطقی و مفید است.
- اطلاع رسانی: اطلاع رسانی فرایندی مانند اعلامیه دارد. به جای انجام کار سخت و زمانبر اطلاع رسانی به همه کاربران توسط یک اپراتور، می توان با راه اندازی سیستم تلفنی گویا این مشکل را حل کرد.
مزایای راه اندازی سیستم تلفنی
راه اندازی سیستم تلفنی مزایای خیلی زیادی دارد. در این بخش به صورت مختصر به چند مزیت عمده راه اندازی تلفن سنتی خواهیم پرداخت.
تسهیل کارها
با راه اندازی سیستم تلفنی، امور تلفنی ساده تر خواهند شد. به این علت که ترافیک ورودی به درستی مدیریت می شود.
بهبود عملکرد کارمندان
وقتی کارمندان، تلفن های ورودی بی ربط به بخش خود دریافت کنند، احتمالا در راهنمایی کاربر، تخصص لازمه را ندارند و به همین علت بازدهی کارمندان پایین تر خواهد آمد. چراکه زمان کارمند هدر رفته، نتوانسته مشتری را به درستی راهنمایی کند و از همه مهم تر، از پاسخگویی به تلفن های مربوط به حیطه کاری خود باز مانده است.
افزایش رضایت مشتری
هنگامیکه مشتریان تلفن می کنند، انتظار دارند که در زمان سریعی، به درستی راهنمایی شوند. وقتی تعداد بالایی از مشترکین تماس می گیرند، خط شلوغ شده و امکان پاسخگویی به مشتری وجود نخواهد داشت. یا اگر مشتری به اپراتور نامربوط که تخصصی در راهنمایی او نداشته باشد، دچار نارضایتی خواهد شد.
اما با راه اندازی سیستم تلفنی می توان ترافیک تلفن های دریافتی را مدیریت کرده و به جاهای درست ارجاع داد و به همین علت مشتریان رضایت بیشتری کسب می کنند. همچنین اگر نیاز به اعلام یک پیام باشد، با سیستم تلفنی شدنی است و به همین دلیل، مشتری سریع و بدون معطلی پیام های لازم را می شنود.
مدیریت زمان و رعایت اصول حرفه ای گری
اگر زمان به درستی مدیریت شود، کارمندان بازدهی بهتر خواهند داشت و مشتریان نیز راضی خواهند بود و انجام این کار، یکی از ارکان حرفه ای گری است. بدین شکل، کاربرانتان شرکت یا اداره شما را دارای اصول و اخلاق حرفه ای کاری می بینند و سطح رضایت افزایش پیدا می کند. همچنین کاربران با شنیدن صدای تلفن گویا و یک سیستم تلفنی، شما را دارای اعتبار بیشتر می دانند.
راه اندازی سیستم تلفنی با VoIP
VoIP به معنای صدا از طریق (بستر) اینترنت است. VoIP مخفف عبارت Voice over Internet Protocol بوده و از آن با نام های دیگری مانند IP تلفنی و تلفن اینترنتی نیز یاد می شود. ویپ به معنای انتقال صدا از طریق اینترنت است و از اینترنت برای برقراری مکالمات تلفنی استفاده می کند.
این نوع تلفن، به جای استفاده از سخت افزارها، از تکنولوژی های دیجیتالی استفاده می کند. طریقه کارایی تکنولوژی ویپ به این شکل است که صدا توسط پک های اطلاعاتی IP و بر روی بستر اینترنت ارسال می شوند. با استفاده از فناوری وبپ می توان کارهای زیادی انجام داد که از مهم ترین آن ها راه اندازی سیستم تلفنی هوشمند است.
سیستم وبپ قادر به ارائه طیف کاملی از خدمات و امکانات تلفن گویا است. شما می توانید با استفاده از سیستم تلفنی ویپ، پلن های ساده یا پلن های حرفه ای برای پاسخگویی ایجاد کرده تا یک تلفن گویای پیشرفته داشته باشید. در این فرایند تعریف می کنید که در صورت انجام فعالیت X توسط مشترک، نتیجه Y برای او به اجرا درآید. سپس با توجه به پلن انتخاب شده، کاربر را به مقصد نهایی ارجاع داده می شود. اهداف زیادی برای راه اندازی تلفن گویا وجود دارد که از مهم ترین آن ها می توان به هدایت کاربر به سمت اپراتور مورد نظر، اطلاع رسانی یا یک اعلامیه اشاره کرد.
سیستم های ویپ قادرند کاملترین امکانات تلفن گویا را برای شما فراهم کنند. هرگونه پلان ساده و یا هر گونه پلان پیشرفته می تواند در سیستم ویپ تعریف شده و یک تلفن گویای حرفه ای را ایجاد کند. به این ترتیب تمامی امکانات مورد نیاز برای تلفن های گویا از قبیل منشی تلفنی اتوماتیک ، پاسخگوی خودکار تلفن ها ، انتقال تماس های اتوماتیک ، سیستم نظرسنجی برای تلفن گویا ، سیستم مسابقه ، انتظار در صف تلفن گویا و یا هر قابلیت مورد نیاز دیگر می توانند از طریق سیستم های ویپ ( سانترال های IP ) ایجاد شوند.
مزیت وبپ این است که بر روی همه شبکه های موجود از جمله شبکه سازمان ها، شبکه های کابلی، شبکه های بی سیم، شبکه های عمومی و همچنین شبکه های خصوصی قابلیت اجرا دارد. در حال حاضر با استفاده از فناوری وبپ، نیازی به استفاده از سخت افزارها نیست و می توان با راه اندازی یک سامانه ارتباطی، سرویس های مختلفی مانند تماس تلفنی، ارسال پیامک، ارسال ایمیل، فکس و حتی تماس تصویری را فراهم آورد.
با استفاده از VoIP می توان اطلاعات همه مشتریان را به صورت یکپارچه مدیریت کرده و در جهت بهینه سازی منابع سازمانی و انسانی و همچنین رسیدن به اهداف گام برداشت.
از جمله کارهایی که می توان با راه اندازی سیستم تلفنی وبپ انجام داد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- پاسخگویی خودکار
- منشی اتوماتیک
- انتقال اتوماتیک تماس ها
- ارائه سیستم های مسابفه
- نظرسنجی
- سیستم انتظار در صف به صورت گویا
- ارجاع کاربر به اپراتور مربوطه
- و بسیاری از کارهای دیگر…
را انجام داد.
راه اندازی سیستم تلفنی با استفاده از سانترال
سیستم تلفنی سانترال مبنی بر سخت افزار است. در حالیکه سیستم تلفنی وبپ بر بستر نرم افزار و در قالب سامانه ارتباطی ارائه می شود. برای راه اندازی سیستم تلفنی ویپ لازم است که از بستر شبکه LAN استفاده کنیم در حالیکه، تلفن های سانترال بر روی زوج سیم های مسی راه اندازی می شوند.
برای راه اندازی سیستم تلفنی سانترال لازم است که از دستگاه سانترال استفاده کنیم. شاخص ترین برندی که دستگاه های سانترال را عرضه می کند، پاناسونیک است. شرکت پاناسونیک برندی قابل اعتماد بوده که دستگاه های تلفن سانترال را با امکانات مناسب ارائه می دهد.
ضمنا امکان راه اندازی سیستم ویپ با استفاده از سانترال در حالت پیشفرض امکان پذیر نیست. تنها حالتی که می توانید این کار را انجام دهید این است که
- دستگاه سانترال شما از راه اندازی ویپ پشتیبانی کند.
- ار کارت هایی برای ارتباط دستگاه سانترال با سرور سیستم تلفنی VoIP استفاده کنید.
با انجام این کار می توانید یک ارتباط با سرور ویپ ایجاد کرده و عمل یکپارچه سازی ارتباط داخلی را انجام دهید.
برندهای مطرح VoIP
از جمله برندهای مطرح voip می توان به موارد زیر اشاره کرد:
پلیکام Polycom
یالینک یا همان یلینک (Yealink)
سیسکو Cisco: سیستم سیسکو که اصطلاحا CUCM نامیده می شود یکی دیگر از برندهای مشهور این حوزه است. سرویس های جانبی این سیستم عبارت اند از:
- نرم افزار Mediasense برای ضبط صدا
- نرم افزار Imagicle برای گزارش تماس ها
- نرم افزار Expressway برای استفاده بر روی موبایل
- CUC یا Cisco unity که برای راه اندازی voice mail box و IVR استفاده می شود.
کلیپکام Clipcomm
نیوراک Newrock
Issable
Astrisk 3cx